Selectie van contenttools in vijf stappen
Als je werkt voor een contentorganisatie, groeien de ontwikkelingen je snel boven het hoofd. Maar met goed gereedschap kun je efficiënter en sneller werken.
Of je nu het CMS moet vervangen of workflows gaat automatiseren, er bestaan handige tools om je te helpen. Maar hoe kies je uit het grote aanbod de juiste tool, als de onderlinge verschillen niet altijd duidelijk zijn?
Toolselectie werkt
Hoewel veel leveranciers claimen in alle functionaliteiten en koppelingen te kunnen voorzien, is dat niet altijd waar. Naar mijn ervaring heeft elke tool zijn eigen specialiteit met de bijbehorende voor- en nadelen. Met toolselectie kom je erachter welk gereedschap het meest geschikt is voor jouw situatie of organisatie.
Toolselectie voorkomt dat je iets aanschaft dat je al ‘in huis’ hebt.
Bovendien kan toolselectie je ervoor behoeden dat je iets kiest dat niet aansluit op de wensen en behoeften van je afdeling. Of het kan je laten inzien dat ‘techniek’ niet de oplossing is, maar dat er een procesafspraak binnen je organisatie nodig is.
Stappenplan voor toolselectie
De onderstaande vijf stappen helpen je om op een zorgvuldige manier tot een toolselectie te komen. Na het doorlopen van deze stappen weet jij wat de organisatie nodig heeft, of dat nu een tool is of een andere oplossing.Stap 1: Inventariseren van wensen
Voordat je jouw zoektocht naar dé perfecte tool start, wil je eerst precies weten waar de knelpunten in de organisatie zitten. Pas dan kun je bepalen voor welke werkzaamheden of processen een tool uitkomst zou kunnen bieden.Knelpunten en oplossingen op tafel krijgen
Als je antwoord kunt geven op vragen als ‘Waar hebben we last van?’ of ‘Wat zou mijzelf, de afdeling of de hele organisatie helpen om het werk beter te kunnen doen?’, kun je verder naar stap 2. Mogelijk is dit in jouw organisatie al duidelijk, maar als dat niet het geval is, dan is het zinvol om door middel van interviews en een werksessie te onderzoeken wat de knelpunten zijn en aan welke oplossingen behoefte is.
De interviews doe je 1-op-1 met één of twee vertegenwoordigers per betrokken afdeling. Vervolgens ga je in een werksessie met die vertegenwoordigers de uitkomsten van deze interviews aan elkaar spiegelen. Dat helpt om scherper te formuleren welke wensen er zijn en daarmee tot een betere toolselectie komen.
Het inventariseren van wensen kost misschien tijd, maar het betaalt zich terug in de keuze van de juiste tool of oplossing. Uit de interviews kan bijvoorbeeld naar voren komen dat een gedeeld en uitgebreid Exceldocument de meest passende oplossing blijkt te zijn, of dat er voor bepaalde wensen en behoeften al een tool in huis is.
Door het inventariseren van wensen kun je dus voorkomen dat je investeert in een veelzijdige tool, die je maar voor een enkele functionaliteit gaat inzetten. Ook bespaar je met een goede inventarisatie tijd in de volgende stappen van het selectieproces en helpt het je bij het kiezen van de juiste tool.
Stap 2: Prioriteren wensenlijst
In deze stap ga je alle wensen uit de inventarisatie prioriteren. De vraag waar je antwoord op wilt hebben is ‘Welke onderdelen hebben prioriteit, welke minder?’. Geef daarvoor in de wensenlijst aan of iets een need-to-have of een nice-to-have is. Een vaak gebruikte methode hiervoor is de MoSCoW-methode. Je deelt de wensen in bij één van de volgende categorieën:- must-have:
- should-have:
- could-have:
- would-have:
Het toekennen van prioriteiten aan wensen helpt om orde te scheppen in het toolselectieproces en zo makkelijker en sneller tot een resultaat te komen.
Stap 3: Longlist samenstellen en tools beoordelen
Zodra je een prioritering hebt aangebracht kan de zoektocht naar de juiste tool beginnen. Stel hiervoor een longlist op. Vervolgens beoordeel je alle tools op de longlist aan de hand van criteria die voor jouw situatie van belang zijn. Zo kun je verschillende tools objectief met elkaar vergelijken. Geef bijvoorbeeld per criterium een score, zoals in onderstaand voorbeeld.